1. Giới thiệu

Tài liệu này được xây dựng nhằm hướng dẫn người quản trị website thực hiện các thao tác cơ bản trên hệ thống quản trị nội dung (CMS) của website.

Thông qua hệ thống quản trị, người dùng có thể chủ động cập nhật và quản lý các nội dung được hiển thị trên website mà không cần can thiệp trực tiếp vào mã nguồn. Các thao tác quản trị bao gồm tạo mới, chỉnh sửa, sắp xếp, hiển thị hoặc ẩn nội dung trên website.

Tài liệu được trình bày theo từng chức năng cụ thể, kèm theo hướng dẫn từng bước và giải thích mục đích của các trường thông tin để người dùng có thể thực hiện đúng thao tác và hạn chế ảnh hưởng đến các nội dung đang hoạt động trên website.

Tài liệu giúp người quản trị:

Địa chỉ quản trị website: https://yourdomain.com/Adminadc/

Người dùng truy cập địa chỉ trên bằng trình duyệt web và đăng nhập bằng tài khoản quản trị được cấp.

*Lưu ý: Tài khoản quản trị là thông tin bảo mật. Không chia sẻ tài khoản hoặc mật khẩu cho người không có trách nhiệm. Không lưu mật khẩu trực tiếp trong tài liệu hướng dẫn.*

Tài liệu dành cho nhân sự được cấp quyền quản trị website và có trách nhiệm cập nhật nội dung trên hệ thống.

Tùy theo tài khoản được cấp, người dùng có thể được phép sử dụng một hoặc nhiều chức năng khác nhau. Nếu không nhìn thấy một chức năng trong menu quản trị, có thể tài khoản hiện tại chưa được cấp quyền sử dụng chức năng đó.

Trong quá trình cập nhật website, người quản trị nên tuân thủ các nguyên tắc sau:

1. Kiểm tra trước khi tạo mới

Trước khi thêm một nội dung mới, hãy tìm kiếm nội dung tương tự đã tồn tại trên hệ thống. Việc này giúp tránh tạo dữ liệu trùng lặp.

2. Kiểm tra trước khi chỉnh sửa

Trước khi chỉnh sửa, cần kiểm tra tên, tiêu đề hoặc thông tin nhận diện để đảm bảo đang chỉnh sửa đúng nội dung.

3. Không tự ý thay đổi các thông tin kỹ thuật

Các trường như URL, Redirect, Canonical, Index Google, Sitemap, mã Layout hoặc các thông tin cấu hình khác có thể ảnh hưởng đến website và công cụ tìm kiếm.

Nếu chưa hiểu rõ tác dụng của trường thông tin, không nên tự ý thay đổi. Khi cần thay đổi, nên thực hiện theo yêu cầu của người phụ trách nội dung, SEO hoặc kỹ thuật.

4. Ưu tiên ẩn thay vì xóa

Khi muốn tạm thời không cho một nội dung hiển thị trên website, nên sử dụng chức năng Hiện/Ẩn nếu hệ thống hỗ trợ.

Không nên xóa nội dung chỉ vì muốn tạm thời không hiển thị. Việc xóa có thể làm mất dữ liệu hoặc ảnh hưởng đến các nội dung khác đang liên kết với dữ liệu đó.

5. Kiểm tra sau khi lưu

Sau khi thêm mới hoặc chỉnh sửa, không nên chỉ kiểm tra thông báo lưu thành công trong CMS. Cần mở lại dữ liệu trong danh sách và kiểm tra trực tiếp trên website để đảm bảo nội dung đã được hiển thị đúng.

6. Kiểm tra hình ảnh trước khi sử dụng

Đảm bảo hình ảnh được chọn đúng nội dung, rõ nét và phù hợp với vị trí hiển thị. Với Banner hoặc hình ảnh có kích thước đặc thù, cần sử dụng đúng kích thước theo yêu cầu thiết kế của từng vị trí.

Hầu hết các chức năng trong hệ thống quản trị đều thực hiện theo quy trình tương tự:

Bước 1: Mở chức năng cần quản lý

Từ menu bên trái, chọn đúng module cần cập nhật, ví dụ: Danh mục, Bài viết, Sản phẩm, Banner hoặc Tài khoản.

Bước 2: Tìm kiếm dữ liệu

Nếu nội dung đã tồn tại, sử dụng ô tìm kiếm hoặc bộ lọc để tìm đúng dữ liệu cần chỉnh sửa.

Bước 3: Thêm mới hoặc chỉnh sửa

Bước 4: Nhập hoặc chỉnh sửa thông tin

Điền các trường thông tin theo yêu cầu. Nếu biểu mẫu có nhiều tab, thực hiện lần lượt từng tab để tránh bỏ sót thông tin.

Bước 5: Kiểm tra trước khi lưu

Kiểm tra lại:

Bước 6: Lưu dữ liệu

Nhấn nút Lưu trên biểu mẫu và chờ hệ thống hoàn tất thao tác.

Nếu hệ thống thông báo thiếu thông tin hoặc có lỗi, đọc nội dung thông báo để xác định trường cần bổ sung hoặc chỉnh sửa.

Bước 7: Kiểm tra kết quả

Sau khi lưu:

Trong quá trình quản trị, một số trạng thái có ý nghĩa như sau:

Hiển thị: Nội dung được phép xuất hiện trên website nếu các điều kiện khác như ngày xuất bản, danh mục và cấu hình hiển thị đều phù hợp.

Ẩn: Nội dung vẫn được lưu trên hệ thống nhưng không hiển thị công khai theo cấu hình của website.

Thứ tự: Xác định vị trí ưu tiên của nội dung trong danh sách hoặc trong một khu vực hiển thị. Thay đổi thứ tự có thể làm thay đổi vị trí nội dung trên website.

Xóa: Xóa dữ liệu khỏi hệ thống. Đây là thao tác cần thận trọng vì dữ liệu đã xóa có thể ảnh hưởng đến các nội dung liên quan.

Tài khoản quản trị website có quyền thay đổi nội dung trên hệ thống, vì vậy cần được bảo vệ cẩn thận.

Người quản trị cần:

Người quản trị nên liên hệ bộ phận kỹ thuật khi gặp các trường hợp như:

Khi liên hệ hỗ trợ, nên cung cấp tên nội dung, chức năng đang thao tác, thời điểm xảy ra lỗi và ảnh chụp màn hình thông báo lỗi để bộ phận kỹ thuật có đủ thông tin kiểm tra.